SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN DI SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI) SILIWANGI BANDUNG

ABSTRAK

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan di Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Siliwangi Bandung bahwa sistem pelayanan yang ada masih bersifat manual dikarenakan belum adanya sistem informasi yang menunjang proses pelayanan tersebut dan masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya masalah efisiensi, keakuratan dan kecepatan dalam pengolahan data dan penyampaian informasi. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan dan kelancaran proses administrasi kemahasiswaan.
Dalam pengembangan sistem ini mempergunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).Metode ini memiliki beberapa tahapan Tahapan pertama yaitu melakukan survey dengan mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem informasi, dan memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, merancang dan membangun sistem informasi baru, kemudian melakukan pemeliharaan dan perbaikan untuk meningkatkan sistem informasi baru bila diperlukan. Sedangkan dalam perancangan sistemyang dilakukan terdiri dari perancangan proses dengan menggunakan Bagan alir Dokumen (Flowmap), Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data, perancangan basis data dengan menggunakan Entity Relational Diagram (ERD), Normalisasi, Tabel Relasi dan Struktur File, serta perancangan programyang meliputi Perancangan Input dan Output, Pengkodean, Struktur Program dan Kebutuhan Sistem.
Dengan diterapkannya aplikasi sistem informasi administrasi kemahasiswaan yang bersifat Client-Server, dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi dan database My-SQL ini, maka akan mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data pendaftaran mahasiswa baru, pembayaran biaya kuliah per semester dan registrasi ulang mahasiswa. Serta penggunaan data secara bersama-sama (data share) dapat diimplementasikan.
.

BAB I
PENDAHULUAN

Pada bab I ini akan dibahas mengenai latar belakang , identifikasi permasalahan, pembatasan masalah, maksud dan tujuan Tugas Akhir, metodologi penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir.

1.1 Latar Belakang
Dewasa ini perkembangan dalam bidang teknologi semakin pesat, salah satunya adalah teknologi informasi. Seperti yang kita ketahui saat ini teknologi informasi begitu cepat berkembang, dan untuk mendukung penyajian teknologi informasi tersebut diperlukan suatu media atau alat yaitukomputer yang dapat mempermudah dan mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, saat ini komputer tidak hanya dapat digunakan secara personal tetapi juga dapat terintegrasi dengan komputer lain untuk saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakan hardware / software yang terhubung dengan jaringan.
Walaupun perkembangan teknologi informasi semakin berkembang tetapi masih saja ada instansi pemerintah ataupun swasta bahkan masih ada universitas atau sekolah tinggiyang masih menggunakan sistem manual atau belum sepenuhnya menggunakan sistem komputerisasi dalam mengerjakan pekerjaannya seperti halnyayang terjadi pada Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung (STAI).
Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung (STAI) adalah sebuah yayasan yang bergerak dalam bidang pendidikan dibawah naungan kodam Siliwangi. Sistem pelayanan yang ada di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi diantaranya adalah pelayanan pendaftaran mahasiswa baru dan pelayanan pembayaran kuliah mahasiswa yang dilakukan setiap semestre. Untuk menunjang kecepatan dan ketepatan dalam proses pelayanan tersebut maka harus didukung dengan sistem yang memadai karena akan menentukan lancarnya kegiatan operational yang ada di kampus tersebut..
Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi maka diperlukan adanya perbaikan sistem pengolahan data dengan cara membangun sistem baru yang lebih cepat, akurat dan lebih terjamin dari segi pengamanan dalam pengarsipan file-file, yaitu dengan membuat sebuah program aplikasiyang dapat terhubung ke jaringan agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada para mahasiswa.
Bertitik tolak dari permasalahan diatas penulis mencoba untuk menyusun Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN DI SEKOLAH TINGGIAGAMA ISLAM SILIWANGI (STAI) BANDUNG .“

1.2 Identifikasi Masalah
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi adalah sebagai berikut :
1. Lambatnya dalam proses pelayanan pendaftaran mahasiswa baru dan pelayanan pembayaran kuliah kepada calon mahasiswa baru dan mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi, dikarenakan sistem informasi yang sedang berjalan saat ini tidak mendukung.
2. Peluang terjadinya kesalahan perhitungan biaya dan pendataan mahasiswa lebih besar.
3. Mengulang proses yang sama berulang kali karena kesalahan pendataan sehingga terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan kemahasiswaan.

1.3 Batasan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi maka penulis membatasi masalah yang paling penting di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi. Permasalahan – permasalahan yang akan dibahas meliputi :
1. Sistem yang dirancang dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sistem informasi administrasi kemahasiswaan khususnya pada proses pendaftaran mahasiswa baru, proses pembayaran biaya kuliah mahasiswa per semester dan proses registrasi ulang mahasiswa di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung.
2. Laporan yang akan disajikan dalam sistem informasi administrasi kemahasiswaan ini adalah laporan transaksi pembayaran biaya kuliah mahasiswa per semester, laporan pendaftaran mahasiswa baru dan laporanproses registrasi ulang mahasiswa.
3. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC), namun tahapan Implementasi dan maintenance tidak dilakukan.

1.4 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu syarat kelulusan program studi strata-1 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
2. Untuk membantu memberikan solusi yang efektif dan efisien yaitu dengan cara membuat sebuah sistem informasi yang dapat mendukung kinerja sistem yang ada.
Sedangkan tujuan dalam menyusun tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Agar keterlambatan dalam proses pendataan mahasiswa baru dan pelayanan pembayaran kuliah mahasiswa yang sering di alami tidak terjadi lagi
2. Untuk membantu menjaga keakuratan data sehingga dapat meminimalkan kesalahan pendataan dan kesalahan perhitungan yang sering terjadi.
3. Agar tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pembuatan laporan administrasi kemahasiswaan di antaranya laporan pendaftaran mahasiswa baru, laporan pembayaran biaya kuliah mahasiswa per semester dan laporan registarsi ulang mahasiswa.

1.5 Metodologi Penelitian
Untuk menunjang pelaksanaan penelitian ini perlu adanya metode dan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung maka diperlukan metode dan teknik pengumpulan data.

1.5.1 Metode Pengembangan Sistem
Metode adalah paradigma perangkat lunak yang digunakan untuk perancangan sistem informasi administrasi kemahasiswaan di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung adalah metode System Development Life Cycle (SDLC), alasan penulis menggunakan System Development Life Cycle karena dapat memberikan kemudahan bagi perancang untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan pada tahapan sebelumnya.
System Development Life Cycle merupakan sebuah metode siklus sistem yang terus menerus berputar, untuk menjaga sistem tersebut agar bisa berguna sesuai dengan fungsinya (mempermudah pengolahan informasi). MetodeSystem Development Life Cycle sering dinamakan sebagai proses pemecahan masalah, yang langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Melakukan survey agar mempunyai gambaran sistem informasi yang sedang berjalan
2. Mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan
3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi
4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer
6. Merancang sistem informasi baru
7. Membangun sistem informasi baru
8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
9. Memelihara dan melakukan perbaikan atau meningkatkan sistem informasi baru bila diperlukan.
Namun secara garis besar dari langkah-langkah di atas maka tahapan-tahapan yang dilakukan dalam metode System Development Life Cycle dapat di gambarkan pada gambar 1.1 :

Gambar 1.1 Metode System Development Life Cycle Terstruktur
(Sumber:Tata Sutabri.2004.Analisa Sistem Informasi.Andi.Yogyakarta)
1. Survey Sistem dan Perecanaan
Tahap ini melakukan survey agar mempunyai gambaran perangkat lunak sistem informasi yang sedang berjalan, tujuan dilakukannya perencanaan yaitu untuk memastikan apakah sistem yang diusulkan secara teknologi dan secara ekonomi layak atau tidak.
2. Analisis Sistem
Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang diusulkan, menentukan garis batas sistem dan pengumpulan data, menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak serta mengindentifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
3. Desain Sistem
Rancangan sistem yang akan dikembangkan menjadi program, dalam tahap perancangan dibagi menjadi 2 yaitu perancangan logis dan perancangan fisik. Perancangan logis adalah melengkapi external level schema dan menerjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi kedalam conceptual level schema. Disamping itu pada tahap ini dilakukan juga penetapan primary key dan secondary key. Sedangkan Perancangan fisik (Physical Design) adalah mengubah hasil rancangan konsep kedalam struktur penyimpanan fisik dimana skema tingkat konseptual diterjemahkan kedalam schema level internal. Kemudian membuat kamus data (data dictionary), menentukan jenis data yang akan disimpan dan diakses secara fisik.

4. Pembuatan Sistem
Perancangan sistem yang dikembangkan dari desain yaitu termasuk tahap pemograman, Tahap pemograman adalah menterjemahkan skema fisik kedalam struktur database yang akan menjadi sistem final atau akhir. Pada tahap ini dilakukan pembuatan program komputer atau program aplikasi yang baru atau modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya.
5. Implementasi Sistem
Tahap implementasi mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan penerapan dan penggunaan sistem database yang baru. Kegiatannya meliputi transfer data dari file yang lama kedalam sistem database yang baru, menyusun program aplikasi baru dan modifikasi aplikasi yang lama dan melatih karyawan tentang cara menggunakan sistem database yang baru dan diuji apakah program tersebut mudah digunakan atau tidak, melibatkan kepada spesialisasi informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu di dalam Hardware, Software dan data
6. Pemeliharaan Sistem
Pada tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan sistem database yang baru. Kegiatannya mencakup pemantauan kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodivikasi. Jadi perancang harus memahami dan memelihara sistem yang telah dibuat.

1.5.2 Metode Pengumpulan Data
Sedangkan teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu sebagai berikut :
1. Observasi Lapangan
Penulis melakukan pengamatan secara langsung di Sekolah Tinggi Agama Islam Siliwangi Bandung. Disana penulis mengamati beberapa hal diantaranya proses pendaftaran mehasiswa baru, proses pembayaran kuliah per semester dan sebagainya.
2. Interview
Penulis dalam hal ini melakukan dialog langsung dengan pihak bersangkutan mengenai sistem informasi administrasi kemahasiswaan yang sedang berjalan di STAI dan melakukan dialog dengan mahasiswa yang berkepentingan.
3. Studi Pustaka
Penulis mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari buku-buku serta referensi yang berhubungan dengan judul yang penulis ambil.

1.5.3 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang penulis gunakan yaitu Analisis dan Perancangan Terstruktur, adapun model-model yang ada dalam perancangan suatu sistem adalah sebagai berikut :
1. Perancangan Proses (FlowMap dan Flow Chart Sistem, Data Flow Diagram, Kamus Data)
2. Perancangan Basis Data (Entity Relationship Diagram, Normalisasi, Tabel Relasi, Struktur File)
3. Perancangan Program (Perancangan Input/Output, Struktur Program, Kebutuhan Sistem).

1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam menyusun tugas akhir ini terdiri dari enam bab yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini menguraikan teori-teori yang mendukung pembahasan dalam tugas akhir yang di buat secara umum seperti pengertian sistem, pengertian informasi, basis data, arsitektur aplikasi dan lain-lain.
BAB III ANALISIS SISTEM
Pada bab ini akan diuraikan tentang sejarah singkat mengenai Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Siliwangi, struktur organisasi, deskripsi tugas dan analisis sistem yang sedang berjalan

BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Pada bab ini menggambarkan tentang perancangan sistem yang akan di usulkan baik secara global dan perancangan sistem secara rinci berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini akan diuraikan tentang tahapan – tahapan penerapan dari sistem yang telah dirancang, diantaranya pemilihan bahasa pemrograman, perangkat keras yang di gunakan, perangkat lunak yang digunakan, pengimplementasian program.
BAB VI PENUTUP
Pada bab ini akan berisi mengenai kesimpulan yang diperoleh dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga berisi mengenai saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat dan sesuai dengan tujuan penulisan tugas akhir ini.